Dành cho nhà tuyển dụng

Thông tin nhà tuyển dụng
Doanh nghiệp tuyển dụng
Thông tin địa chỉ
Vị trí tuyển dụng
Mức lương đáp ứng
Thông tin liên hệ
Quản lý nhân sự
Email
Điện thoại
  Mã xác nhận

Chia sẻ kinh nghiệm

Nghe điện thoại – Kỹ năng quan trọng của một lễ tân văn phòng chuyên nghiệp

Là một người lễ tân, việc trao đổi qua điện thoại là một phần tất yếu trong công việc. Nhưng không phải ai cũng làm tốt được công việc này. Vậy như thế nào và làm gì để có kỹ năng nghe điện thoại giỏi?

Các bước để có một cuộc nói chuyện thành công
Khả năng giao tiếp qua điện thoại không chỉ nói lên sự chuyên nghiệp của một lễ tân mà còn ảnh hưởng đến hình ảnh của toàn công ty trong con mắt của đối tác và khách hàng. Chính vì vậy, một người lễ tân cần phải chú ý một số kỹ năng nghe và nói sau:

Luôn nhớ bạn là bộ mặt của công ty
Nên nhớ mỗi khi nhấc điện thoại lên thì bạn sẽ nói chuyện với tư cách là người đại diện công ty không phải với tư cách cá nhân. Hãy tập trung vào cuộc nói chuyện, lắng nghe những nhu cầu hoặc phàn nàn của người nói để họ có cảm giác được quan tâm và cảm thấy hài lòng về công ty bạn.

Sử dụng từ ngữ lịch sự và phát âm chuẩn
Đó là những từ ngữ như: Xin vui lòng, Cảm ơn… Chúng không những làm cho cuộc nói chuyện trở nên lịch sự hơn mà còn khiến cho giọng nói của bạn thân thiện và dễ chiếm được thiện cảm của người bên kia đầu dây. Ngoài ra, điều bạn cần đặc biệt chú ý đó là trong mọi tình huống không được nói lớn hoặc quát to trong điện thoại.

Giọng nói chân thành
Giọng nói cũng là một yếu tố quan trọng. Nếu bạn sử dụng từ ngữ lịch sự nhưng giọng nói thì cáu bẳn hoặc “chanh chua” thì sẽ không thể tạo được thiện cảm với bất kỳ ai hết,  span style="font-family: tahoma, geneva, sans-serif;">, 
span style="font-family: tahoma, geneva, sans-serif;">, span style="font-family: tahoma, geneva, sans-serif;">, span style="font-family: tahoma, geneva, sans-serif;"> . Vì thế giọng nói của bạn cần phải tạo cho người nghe cảm thấy bạn thực sự đang rất quan tâm tới cuộc nói chuyện này và bạn đang cố lắng để hiểu được vấn đề và giúp họ tìm cách giải quyết.

Không ra lệnh
Không bao giờ được nói theo kiểu như yêu cầu hoặc ra lệnh cho bất cứ ai làm gì. Luôn phải hỏi họ một cách lịch sự , ví dụ thay vì nói “Tôi cần nói chuyện với ông A ngay bây giờ” bạn nên nói “Xin cho hỏi ông A hiện có ở đó không? Tôi có thể nói chuyện với ông ấy bây giờ không?”.

Cư xử chuyên nghiệp và khéo léo
Nghĩa là bạn tuyệt đối không được sử dụng những từ ngữ mang nghĩa tiêu cực và có ý phán xét với người nghe. Tùy thuộc vào đối tượng gọi đến và mối quan hệ của họ với công ty bạn mà bạn cần có những cách ứng xử ngoại giao khác nhau và phù hợp.

Kiềm chế cảm xúc
Hãy luôn nhớ rằng cách cư xử của bạn dù tốt hay xấu thì kết quả sẽ không chỉ ảnh hưởng đến bạn mà ảnh hưởng đến cả danh tiếng của công ty. Để tránh gặp những trường hợp bạn dễ mất kiểm soát tinh thần, hãy đọc một số loại sách về cách giải quyết các mâu thuẫn và phàn nàn thường gặp.

Tìm chỗ ngồi khi nói chuyện
Hãy đảm bảo rằng bạn luôn có chỗ ngồi thoải mái để phòng những cuộc điện thoại có thể kéo dài. Hơn nữa, bạn luôn phải có vài mảnh giấy và bút bên cạnh để có thể ghi nhớ lại những điều cần thiết khi nghe.

Không nên làm việc khác khi đang nghe điện thoại
Bạn không nên làm nhiều việc cùng một lúc như vừa nghe điện thoại vừa trả lời thư điện tử. Không ai thích khi đang nói chuyện và nghe thấy tiếng gõ bàn phím ở bên kia đầu dây, họ sẽ cảm thấy họ không được coi trọng và chắc chắn họ sẽ không muốn tiếp tục câu chuyện nữa. 

Ngắt lời đúng lúc
Có nhiều trường hợp khách hàng gọi điện đến và phàn nàn, kể lể liên tục mà không cho bạn một giây nào để giải thích. Khi đó hãy yêu cầu họ một cách lịch sự để họ có thể tập trung vào vấn đề cốt lõi để cả hai bên đều không mất thời gian.

Nói rõ ràng và ngắn gọn
 Khi trả lời, giải thích về những chính sách, thủ tục của công ty cũng như khi gọi điện tới công ty khác để yêu cầu giải thích vấn đề gì, hãy nói một cách ngắn gọn và rõ ràng. Bạn nên tránh nói dài dòng dễ dẫn đến lạc đề và có thể gây hiểu lầm cho người nghe. 

Ngoài ra, để cuộc nói chuyện có hiệu quả, ta nên chọn thời điểm gọi cho thích hợp, đó là thời điểm mà khách hàng không bận bịu, tâm trạng dễ chịu. Muốn vậy ta phải nắm được lịch trình hoạt động thường ngày của khách hàng. Hơn nữa cần tìm hiểu tâm lý, thị hiếu khách hàng trước khi gọi đến để nói như thế nào cho phù hợp. Thời điểm cần tránh gọi điện đó là vào giờ ăn cơm, nghỉ trưa, trước giờ đi làm, ngay sau giờ đi làm về, giờ có phim hay, có đá bóng hay. Khi bạn gọi điện đến thì câu đầu tiên là chào hỏi, tự xưng danh và xin lỗi nếu không hẹn trước. Đi thẳng vào vấn đề cần nói và nói rõ ràng, ngắn gọn, nhẹ nhàng. Khi kết thúc câu chuyện nên để cho khách hàng gác máy trước. Để cuộc nói chuyện có hiệu quả, ta nên chọn thời điểm gọi cho thích hợp. Đó là thời điểm mà khách hàng không bận bịu, tâm trạng dễ chịu. Muốn vậy ta phải nắm được lịch trình hoạt động thường ngày của khách hàng. Hơn nữa cần tìm hiểu tâm lý, thị hiếu của khách hàng trước khi gọi đến để nói như thế nào cho phù hợp. Cần chuẩn bị trước thông tin, nội dung cần trao đổi với khách hàng.
Tại Học viện đào tạo Quốc tế GM Việt Nam (GMA) có các khóa học nghiệp vụ, dịch vụ và hình ảnh cho Lễ tân chuyên nghiệp như Quản trị thông tin, dữ liệu, kỹ năng giao tiếp qua điện thoại, chuẩn mực đón tiếp khách quốc tế, làm chủ sức mạnh giọng nói… 
Nhân dịp Ngày Nhà giáo Việt Nam 20/11, GMA giảm 10% học phí đào tạo cho nhóm 03 người tham gia học Khóa học 20/11/2015. Học viên sau khi học xong sẽ được cấp chứng chỉ hoàn thành khóa học tại Học viện đào tạo quốc tế GM Việt Nam và chứng chỉ của đơn vị Korea FollowerShip Center cũng như được giới thiệu việc làm tại các doanh nghiệp hàng đầu của Việt Nam và Hàn Quốc.

ĐỂ ĐĂNG KÝ KHÓA HỌC XIN VUI LÒNG LIÊN HỆ TRỰC TIẾP:

 
HỌC VIỆN ĐÀO TẠO QUỐC TẾ GM VIỆT NAM
Địa chỉ: Tầng 20 Tòa nhà Icon 4, số 243A Đê La Thành, Phường Láng Thượng, Quận Đống Đa, Hà Nội
Tel: 04.37662 666 - Fax: 04 37661666
Hotline: 04.3766 3555
Email:
 gma.contact@gment.vn - Website: www.gm-academy.edu.vn


Ý kiến bình luận
Các bài viết khác
Đón khách – kỹ năng đầu tiên của một lễ tân chuyên nghiệp (1624 Lượt xem)
Lễ tân – Ấn tượng từ cái nhìn đầu tiên (1073 Lượt xem)
5 Kỹ năng quản lý thời gian của người Thư ký (1648 Lượt xem)
Giúp sếp tặng quà cho đối tác như thế nào? (660 Lượt xem)
Những sai lầm thường gặp phải khi viết CV (666 Lượt xem)
Những kỹ năng mềm giúp sinh viên mới ra trường thuyết phục nhà tuyển dụng (773 Lượt xem)
CEO SurveyMonkey: Xây dựng đế chế tỉ đô mà vẫn về nhà lúc 5h30 (590 Lượt xem)
Kinh nghiệm thương trường học từ Tam Quốc (654 Lượt xem)
Kỹ năng mềm mà 77% nhà tuyển dụng mong muốn ở ứng viên (567 Lượt xem)
Nghề CEO lương cao phải "đánh đổi" những gì? (2394 Lượt xem)
Nhà tuyển dụng cần gì ở sinh viên mới ra trường? (0 Lượt xem)
10 triết lý sống của Einstein (586 Lượt xem)
Những bài học nghề nghiệp từ bộ phim "The Internship" (711 Lượt xem)
Cần đặt nỗ lực của mình đúng chỗ (646 Lượt xem)
10 quy tắc thành công của Richard Branson (605 Lượt xem)
Bí quyết nói chuyện trước đám đông (717 Lượt xem)
Thành công không nằm ở kỹ năng! (568 Lượt xem)
Tôi ‘dưới chuẩn’, làm sao để kiếm được việc trong mơ? (517 Lượt xem)
5 cách để trở nên tự tin! (578 Lượt xem)
Những câu nói khiến bạn mất điểm trong mắt sếp (822 Lượt xem)
Tel: 04.3766 3555 Hotline: 0987 047 888
Đăng ký nhận bản tin định kỳ

Lịch khai giảng

Kỹ năng mềm đáp ứng nhà tuyển dụng Quốc tế Thời lượng: 3 buổi Khai giảng: khai giảng liên tục
LỄ TÂN VĂN PHÒNG CHUYÊN NGHIỆP Thời lượng: 6 buổi Khai giảng: Khai giảng ngày 19/10
THƯ KÝ, TRỢ LÝ CHUYÊN NGHIỆP Thời lượng: 13 buổi Khai giảng: Khai giảng ngày 19/10
Xem toàn bộ khóa học
HỌC VIỆN ĐÀO TẠO QUỐC TẾ GM VIỆT NAM
Địa chỉ: Tầng 20 Tòa nhà Icon 4, số 243A Đê La Thành, Quận Đống Đa, Hà Nội
Tel: 04.37662 666 - Fax: 04.3766 1666 - Hotline: 04.3766 3555
Email: gma.contact@gment.vn
HỖ TRỢ TRỰC TUYẾN
HỖ TRỢ TRỰC TUYẾN

Giờ làm việc:

Sáng : 08h30 - 11h30

Chiều : 13h30 - 17h00

Tổng đài hỗ trợ:

04.3766 3555
 
Lương Thanh Hòa