Dành cho nhà tuyển dụng

Thông tin nhà tuyển dụng
Doanh nghiệp tuyển dụng
Thông tin địa chỉ
Vị trí tuyển dụng
Mức lương đáp ứng
Thông tin liên hệ
Quản lý nhân sự
Email
Điện thoại
  Mã xác nhận

Chia sẻ kinh nghiệm

5 Kỹ năng quản lý thời gian của người Thư ký

Là người thực hiện các công việc hỗ trợ giám đốc như lên lịch trình, sắp xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, tổ chức cuộc họp, hội nghị… một người thư ký chuyên nghiệp cần phải có kỹ năng quản lý thời gian hợp lý và tối ưu hóa.
Hiện nay, việc quản lý thời gian đối với ông chủ của các tập đoàn hoặc công ty lớn là một việc vô cùng quan trọng và cần thiết. Đơn giản là vì trong một khoảng thời gian hạn hẹp, việc phân bổ công việc hợp lý là điều không mấy dễ dàng. 
Chính vì vậy, để “làm chủ thời gian” và sắp xếp công việc một cách hiệu quả và hợp lý, người thư ký cần chú ý 5 kỹ năng sau:


1. Nhận biết tổng thể
Đầu tiên, để chuẩn bị cho một ngày làm việc, người thư ký cần nắm được các nội dung chính trong một ngày của người giám đốc cũng như các bộ phận liên quan khác. Người thư ký phải nhận biết và nắm rõ các yếu tố liên quan đến cách thức sử dụng thời gian, thói quen, tác phong, giao tiếp và trách nhiệm công việc của người lãnh đạo để có thể sắp xếp hợp lý lịch trình. Giai đoạn đầu tiên này giúp xác định mục tiêu cụ thể cho kỹ năng thứ hai.

2. Phân tích điều cần làm
Để cải thiện sử dụng thời gian người thư ký cần đào sâu chi tiết về cách sử dụng thời gian hiện tại / những điều làm mất thời gian. Phân tích như vậy giúp xác định được cần làm gì để tốt hơn. 
Để kiểm soát được thời gian của của bản thân cũng như của người lãnh đạo, bạn phải biết chi tiết tình trạng mỗi công việc. Hãy mổ xẻ thì giờ trong ngày và xem xét, tự hỏi : Cuộc họp mất bao nhiêu thời gian?  Bản kế hoạch này hết bao lâu ? Mất bao lâu để tiếp đối tác? 

3. Ăn cắp thời gian
Có nhiều điều làm mất thời gian của bạn. Những “kẻ cắp thời gian” cần phải loại bỏ khi bạn chú tâm vào những điều cần yếu. 
Nói thực, bạn sẽ khó tìm được cách giải quyết thỏa đáng cho những điều quan trọng. Có khi bạn bận rộn (hay cảm thấy như vậy) vì cứ phải trả lời điện thoại, khách không hẹn trước hoặc giải quyết bất đồng cá nhân. Có nhiều người lãnh đạo và tổ chức cho “sự bận rộn” là đồng nghĩa với hiệu suất và cho như vậy là làm việc siêng năng. 
Nếu như có ai đó cứ loay hoay bận bịu, lúc nào cũng căng thẳng, ấy là vì họ đã có thể không biết cách sắp xếp thời gian hợp lý. Nếu bạn giống như họ, bạn sẽ mất nhiều thời gian lệ thuộc vào tác động của người khác thay vì đã có thể lên chương trình làm việc chú tâm vào những điểm cần thiết quan trọng hơn. Bạn đang mất nhiều thời gian cho những điều ít hiệu quả.
 
4. Lập trật tự ưu tiên 
Khi loại trừ “kẻ cắp thời gian'', bạn nhớ lập trật tự ưu tiên cho công việc đang dang dở. Cần làm những việc này một cách đều đặn.
Nhiều người thành công khi biết và phân biệt mức độ quan trọng của từng công việc để dành thời gian giải quyết  sao cho hợp lý.
Như ông chủ của tập đoàn HP đã chia thời gian một ngày làm việc của mình như sau: 20% thời gian để tiếp khách hàng, 35% thời gian để tham gia các hội nghị, hội thảo, 10 % để nghe và gọi điện thoại, 5% để xem xét các văn bản giấy tờ liên quan đến công việc của công ty. Thời gian còn lại ông dành để tiếp các nhà báo, tham gia các cuộc chiêu đãi hoặc các buổi gặp mặt doanh nghiệp do tổng thống chủ trì… Đương nhiên ông còn dành khoảng thời gian để xử lý các tình huống đột xuất xảy ra trong công việc gia đình hay tiếp xúc với bạn bè.

5. Sắp đặt kế hoạch 
Giai đoạn cuối cùng là bạn phải sắp xếp thời gian có mục đích rõ ràng. Nhớ đều đặn hoàn thiện các kỹ năng “nhỏ bé” kể trên để phục hồi thời gian đã mất. Bạn cần phải có kế hoạch thông minh.
Công việc bận rộn của người đứng đầu một công ty hay tập đoàn lớn là lẽ thường tình: tham dự hết cuộc họp này đến cuộc họp khác, giao dịch với các đối tác, tham gia các buổi hội thảo, học hỏi kinh nghiệm…Thậm chí có những ông chủ đến giờ ăn cũng phải được thư ký lên lịch và nhắc nhở thường xuyên. 
Trong xã hội hiện đại như ngày nay, 
 span style="font-family: tahoma, geneva, sans-serif; font-size: 14px;">, span style="font-family: tahoma, geneva, sans-serif; font-size: 14px;">, span style="font-family: tahoma, geneva, sans-serif; font-size: 14px;">, span style="font-family: tahoma, geneva, sans-serif; font-size: 14px;">  có rất nhiều nhà lãnh đạo công ty để cho thư ký quản lý quĩ thời gian của mình. Đây cũng là lý do khiến cho họ luôn cảm thấy áp lực công việc. 
Tuy nhiên, cũng có một ông chủ lại đạt hiệu quả công việc rất cao khi để cho người khác “quản lý quĩ thời gian”. Đó là Chủ tịch kiêm Giám đốc điều hành Brad Holt của hãng hàng không Atlantic Southeast Airlines của Mỹ. Ông đã ủy thác việc “quản lý thời gian” cho một thư ký riêng. Mỗi buổi sáng, trên mặt bàn làm việc của ông đã có một bản danh sách ghi những công việc cần làm trong ngày do người thư ký nói trên lên lịch. Điều đặc biệt trong bản danh sách này luôn có hai cột. Một cột ghi những công việc cần phải giải quyết ngay trong ngày và cột kia là những công việc cần phải giải quyết trong ngày hôm sau. Cách làm việc ”độc đáo” này của Brad Holt đã đem lại hiệu quả “thần kỳ” cho Atlantic Southeast Airlines. 

Ý kiến bình luận
Các bài viết khác
Đón khách – kỹ năng đầu tiên của một lễ tân chuyên nghiệp (1712 Lượt xem)
Lễ tân – Ấn tượng từ cái nhìn đầu tiên (1132 Lượt xem)
Nghe điện thoại – Kỹ năng quan trọng của một lễ tân văn phòng chuyên nghiệp (1820 Lượt xem)
Giúp sếp tặng quà cho đối tác như thế nào? (702 Lượt xem)
Những sai lầm thường gặp phải khi viết CV (683 Lượt xem)
Những kỹ năng mềm giúp sinh viên mới ra trường thuyết phục nhà tuyển dụng (786 Lượt xem)
CEO SurveyMonkey: Xây dựng đế chế tỉ đô mà vẫn về nhà lúc 5h30 (600 Lượt xem)
Kinh nghiệm thương trường học từ Tam Quốc (675 Lượt xem)
Kỹ năng mềm mà 77% nhà tuyển dụng mong muốn ở ứng viên (578 Lượt xem)
Nghề CEO lương cao phải "đánh đổi" những gì? (2582 Lượt xem)
Nhà tuyển dụng cần gì ở sinh viên mới ra trường? (0 Lượt xem)
10 triết lý sống của Einstein (600 Lượt xem)
Những bài học nghề nghiệp từ bộ phim "The Internship" (735 Lượt xem)
Cần đặt nỗ lực của mình đúng chỗ (660 Lượt xem)
10 quy tắc thành công của Richard Branson (622 Lượt xem)
Bí quyết nói chuyện trước đám đông (735 Lượt xem)
Thành công không nằm ở kỹ năng! (582 Lượt xem)
Tôi ‘dưới chuẩn’, làm sao để kiếm được việc trong mơ? (534 Lượt xem)
5 cách để trở nên tự tin! (592 Lượt xem)
Những câu nói khiến bạn mất điểm trong mắt sếp (833 Lượt xem)
Tel: 04.3766 3555 Hotline: 0987 047 888
Đăng ký nhận bản tin định kỳ

Lịch khai giảng

Kỹ năng mềm đáp ứng nhà tuyển dụng Quốc tế Thời lượng: 3 buổi Khai giảng: khai giảng liên tục
LỄ TÂN VĂN PHÒNG CHUYÊN NGHIỆP Thời lượng: 6 buổi Khai giảng: Khai giảng ngày 19/10
THƯ KÝ, TRỢ LÝ CHUYÊN NGHIỆP Thời lượng: 13 buổi Khai giảng: Khai giảng ngày 19/10
Xem toàn bộ khóa học
HỌC VIỆN ĐÀO TẠO QUỐC TẾ GM VIỆT NAM
Địa chỉ: Tầng 20 Tòa nhà Icon 4, số 243A Đê La Thành, Quận Đống Đa, Hà Nội
Tel: 04.37662 666 - Fax: 04.3766 1666 - Hotline: 04.3766 3555
Email: gma.contact@gment.vn
HỖ TRỢ TRỰC TUYẾN
HỖ TRỢ TRỰC TUYẾN

Giờ làm việc:

Sáng : 08h30 - 11h30

Chiều : 13h30 - 17h00

Tổng đài hỗ trợ:

04.3766 3555
 
Lương Thanh Hòa